שאלה: בהפקת דוח ניכוי במקור מספקים, דוח 856, מתקבלת שגיאה “חוסר התאמה בין רשומות פרט”.

1. בכרטיס הספק > לשונית הנהלת חשבונות > מע”מ > להכנס לחלון “קביעת ניכוי במקור” ולוודא שקוד קבוצת הניכוי הינו 06 (ספקים).
2. באותו חלון יש לוודא כי קיימת רציפות בתאריכי התוקף. לדוגמא, תקף עד – 31/3 ובשורה הבאה תקף מ – 01/04.

שאלה: אני רוצה לבטל התאמה, אבל במסך ‘ניהול התאמות קודמות’ הכפתור של ‘בטל התאמה’ בצבע אפור ולא ניתן ללחוץ עליו. מדוע?

תשובה: לא ניתן לפתוח התאמה שנסגרה באופן אוטומטי. לדוגמה: אם הוצאה קבלה ותויגה בה החשבונית שאותה הלקוח משלם, המערכת מתאימה באופן אוטומטי את תנועת הקבלה עם תנועת החשבונית. דוגמא נוספת: אם הוצאה ללקוח חשבונית זיכוי מתוך חשבונית מס, התנועות יותאמו אוטומטית ולא ניתן יהיה לבטל את ההתאמה.

שאלה: בהפקדה של שיקים דחויים אני לא רואה את השיקים הדחויים. מדוע?

תשובה: בתפריט בנקים – הפקדות ישנם שני סעיפים נפרדים. הראשון, ‘הפקדה’, משמש לכל ההפקדות מחשבונות הקופה (מזומן, שיקים מזומנים, שיקים דחויים ושוברים). באותו חלון בחלק התחתון, תחת לשונית ‘שיקים’, ישנו כפתור המאפשר לבחור האם נרצה להפקיד שיקים מזומנים או שיקים דחויים. שם יופיעו השיקים על פי התאריך שנבחר בשדה ‘מזומן ייחשב עד’ המופיע בכותרת המסמך למעלה.
אם אנו מפקידים את השיקים הדחויים לחשבון מעבר (שקל”ג – שיקים לגבייה), הם יועברו לתפריט השני תחת ‘הפקדות’ הנקרא ‘הפקדת שיקים דחויים’. בחלון זה נראה את כל השיקים שהפקדנו למשמרת בבנק (ובעצם הפקדנו לחשבון שקל”ג ב-SAP). את השיקים האלה כמובן יש להפקיד לחשבון הבנק ביום פרעונם.

שאלה: אם תעודת משלוח מורידה מהמלאי וחשבונית מס מורידה מהמלאי, האם לא תרד לי הכמות מהמלאי אם אפיק חשבונית מס מתעודת משלוח?

תשובה: לא. יש להקפיד למשוך את חשבונית המס מתעודת המשלוח, כלומר להיכנס לתעודת המשלוח ולבחור ‘העתק אל’ – ‘חשבונית מס’, ולחילופין להיכנס לחשבונית מס חדשה, לבחור את הלקוח ולבחור ‘העתק מ’ – ‘תעודת משלוח’ – אזי כמות המלאי לא תשתנה בעקבות הפקת החשבונית.

שאלה: קיבלתי חשבונית מספק עבור ריהוט למשרד, אני רוצה שהתנועה תשוייך לחשבון רכוש קבוע ולא לחשבון הוצאות רגיל, האם אני חייבת לשנות את החשבון בהקלדת החשבונית עצמה בכל פעם מחדש?

תשובה: יש להקים פריטים רלוונטיים (ריהוט, כלי כתיבה, רכב, וכדומה) ולסמן בכרטיס שלהם V ברכוש קבוע (בצד שמאל למעלה), בנוסף יסומן V בפריט קנייה אך לא בפריט מכירה (רכוש קבוע איננו מוכרים) – לאחר מכן יש להיכנס ללשונית נתוני מלאי ולהגדיר ‘קבע חשבונות לפי’ – ‘רמת פריט’ ולשייך את חשבון ההוצאות לחשבון המבוקש (שצריך להיות מסוג אחר). ניתן גם להקים קבוצת פריטים מסוג רכוש קבוע ולשייך את הפריט לאותה קבוצה, כך הוא ישוייך אוטומטית לחשבון הנכון כפי שמוגדר בקבוצה.

שאלה: אני רוצה לשייך לפריט בחשבונית חשבון הכנסות מסויים, הקמתי את החשבון בלוח החשבונות תחת מגירת הכנסות, כשאני נכנסת בשורת הפריט בחשבונית לחשבון הכנסות אני לא רואה את החשבון הזה ברשימת האפשרויות, מדוע?

תשובה: יש לבדוק התאמה בין מטבע החשבון שהוקם לבין מטבע הכרטיס. אם מטבע הלקוח אינו מטבע מקומי ומטבע החשבון הוא מקומי – לא ניתן יהיה לבחור אותו, במקרה כזה יש לשנות את מטבע החשבון ל’כל המטבעות’ ואז הוא יהיה פעיל עבור כל כרטיס.

שאלה: נדרשתי על ידי רואה החשבון להפיק קובץ במבנה אחיד. כיצד אני מבצע זאת ובאילו קבצים מדובר?

תשובה: הפקת הקבצים מתבצעת דרך תפריט: דוחות > כספים > הנה”ח > דוחות במבנה אחיד. יש להגדיר טווח תאריכי אסמכתא ולבחור את הנתיב לשמירת הקבצים. במיקום שנבחר תיווצר תיקיה OPENFRMT ובתוכה שני קבצים: INI.TXT ו-BKMVDATA.TXT. יש לשלוח את שניהם לרו”ח (ניתן לכווץ את כל התיקיה ע”י שימוש בתוכנת WINZIP או WINRAR ולשלוח בצורה זו באמצעות הדוא”ל).