שאלות נפוצות

1. שאלה: ברצוני לעדכן את תאריך המס בתנועת יומן אך השדה אפור ואינו ניתן לעריכה.
תשובה: בתפריט הראשי > מנהלה > אתחול מערכת > קביעות כלליות > העדפות למסמכים, תחת לשונית ‘לפי מסמך’ יש לבחור בסוג המסמך ‘תנועת יומן’ ולהסיר את התיוג מ- ‘חסום עריכת תאריך מס לשורה’.

2. שאלה: בחלון הדפסת שיקים לא ניתן לסמן שיקים לבחירה.
תשובה: הדבר קורה כאשר מסך אישור שיקים פתוח, על מנת למנוע את האפשרות להקצות מס’ שיק כפול לשני שיקים. תחת מנהלה > הגדרות > בנקים > חשבונות בנק חברה, בעמודה השמאלית יש להסיר את התיוג מ- ‘נעל הדפסת שיקים’.

3. שאלה: בקליטת חשבונית מס נפתח אוטומטית חלון אמצעי התשלום. מדוע?
תשובה: בתנאי התשלום של כל כרטיס ניתן לקבוע האם תיפתח קבלה באופן אוטומטי בהקלדת חשבונית. תחת מנהלה > הגדרות > כרטיסים > תנאי תשלום, יש לבדוק האם בתנאי התשלום של אותו כרטיס הוגדר בשדה ‘פתח קבלה’ ערך שונה מ”לא” ולעדכן בהתאם. יש לשים לב ששינוי ההגדרה במנהלה תקף עבור כל הכרטיסים שלהם מוגדר אותו תנאי תשלום. אם לא רוצים בכך, יש לשנות את תנאי התשלום של הכרטיס (ניתן גם להקים חדש).

4. שאלה: הלקוח שילם בעבור חשבונית מסויימת במספר שיקים. בכרטסת הלקוח מופיעה שורה אחת מסכמת במקום מספר שורות המציגות את השיקים השונים.
תשובה: במנהלה > אתחול מערכת > העדפות למסמכים > לשונית ‘לפי סוג מסמך’ > ‘תשלום לספק’ ניתן לסמן פצל כרטיס/חשבון בתנועת היומן. הפעולה תפצל את השיקים גם בכרטסת וגם בתנועת היומן עצמה.

5. שאלה: ברצוני לשנות את החשבון המרכז של כרטיס כלשהו, אך השדה אפור ואינו ניתן לשינוי.
תשובה: תחת מנהלה > הגדרות > כספים > חשבונות ראשיים > מכירות/קניות > לשונית כללי, יש לסמן את המתג “אפשר שינוי של חשבונות מרכזים”.

6. שאלה: התפריט הראשי נעלם ומופיע רק התפריט בסרגל העליון.
תשובה: יש ללחוץ על CTRL + 0 במקלדת, או לבחור בתפריט העליון בחלון > ‘תפריט ראשי’ .

7. שאלה: נדרשתי על ידי רואה החשבון להפיק קובץ במבנה אחיד. כיצד אני מבצע זאת ובאילו קבצים מדובר?
תשובה: הפקת הקבצים מתבצעת דרך תפריט: דוחות > כספים > הנה”ח > דוחות במבנה אחיד. יש להגדיר טווח תאריכי אסמכתא ולבחור את הנתיב לשמירת הקבצים. במיקום שנבחר תיווצר תיקיה OPENFRMT ובתוכה שני קבצים: INI.TXT ו-BKMVDATA.TXT. יש לשלוח את שניהם לרו”ח (ניתן לכווץ את כל התיקיה ע”י שימוש בתוכנת WINZIP או WINRAR ולשלוח בצורה זו באמצעות הדוא”ל).

8. שאלה: אני רוצה לשייך לפריט בחשבונית חשבון הכנסות מסויים, הקמתי את החשבון בלוח החשבונות תחת מגירת הכנסות, כשאני נכנסת בשורת הפריט בחשבונית לחשבון הכנסות אני לא רואה את החשבון הזה ברשימת האפשרויות, מדוע?
תשובה: יש לבדוק התאמה בין מטבע החשבון שהוקם לבין מטבע הכרטיס. אם מטבע הלקוח אינו מטבע מקומי ומטבע החשבון הוא מקומי – לא ניתן יהיה לבחור אותו, במקרה כזה יש לשנות את מטבע החשבון ל’כל המטבעות’ ואז הוא יהיה פעיל עבור כל כרטיס.
9. שאלה: קיבלתי חשבונית מספק עבור ריהוט למשרד, אני רוצה שהתנועה תשוייך לחשבון רכוש קבוע ולא לחשבון הוצאות רגיל, האם אני חייבת לשנות את החשבון בהקלדת החשבונית עצמה בכל פעם מחדש?                                       תשובה: יש להקים פריטים רלוונטיים (ריהוט, כלי כתיבה, רכב, וכדומה) ולסמן בכרטיס שלהם V ברכוש קבוע (בצד שמאל למעלה), בנוסף יסומן V בפריט קנייה אך לא בפריט מכירה (רכוש קבוע איננו מוכרים) – לאחר מכן יש להיכנס ללשונית נתוני מלאי ולהגדיר ‘קבע חשבונות לפי’ – ‘רמת פריט’ ולשייך את חשבון ההוצאות לחשבון המבוקש (שצריך להיות מסוג אחר). ניתן גם להקים קבוצת פריטים מסוג רכוש קבוע ולשייך את הפריט לאותה קבוצה, כך הוא ישוייך אוטומטית לחשבון הנכון כפי שמוגדר בקבוצה.

10. שאלה: אם תעודת משלוח מורידה מהמלאי וחשבונית מס מורידה מהמלאי, האם לא תרד לי הכמות מהמלאי אם אפיק חשבונית מס מתעודת משלוח?
תשובה: לא. יש להקפיד למשוך את חשבונית המס מתעודת המשלוח, כלומר להיכנס לתעודת המשלוח ולבחור ‘העתק אל’ – ‘חשבונית מס’, ולחילופין להיכנס לחשבונית מס חדשה, לבחור את הלקוח ולבחור ‘העתק מ’ – ‘תעודת משלוח’ – אזי כמות המלאי לא תשתנה בעקבות הפקת החשבונית.
11. שאלה: בהפקדה של שיקים דחויים אני לא רואה את השיקים הדחויים. מדוע?
תשובה: בתפריט בנקים – הפקדות ישנם שני סעיפים נפרדים. הראשון, ‘הפקדה’, משמש לכל ההפקדות מחשבונות הקופה (מזומן, שיקים מזומנים, שיקים דחויים ושוברים). באותו חלון בחלק התחתון, תחת לשונית ‘שיקים’, ישנו כפתור המאפשר לבחור האם נרצה להפקיד שיקים מזומנים או שיקים דחויים. שם יופיעו השיקים על פי התאריך שנבחר בשדה ‘מזומן ייחשב עד’ המופיע בכותרת המסמך למעלה.
אם אנו מפקידים את השיקים הדחויים לחשבון מעבר (שקל”ג – שיקים לגבייה), הם יועברו לתפריט השני תחת ‘הפקדות’ הנקרא ‘הפקדת שיקים דחויים’. בחלון זה נראה את כל השיקים שהפקדנו למשמרת בבנק (ובעצם הפקדנו לחשבון שקל”ג ב-SAP). את השיקים האלה כמובן יש להפקיד לחשבון הבנק ביום פרעונם.
12. שאלה: אני רוצה לבטל התאמה, אבל במסך ‘ניהול התאמות קודמות’ הכפתור של ‘בטל התאמה’ בצבע אפור ולא ניתן ללחוץ עליו. מדוע?
תשובה: לא ניתן לפתוח התאמה שנסגרה באופן אוטומטי. לדוגמה: אם הוצאה קבלה ותויגה בה החשבונית שאותה הלקוח משלם, המערכת מתאימה באופן אוטומטי את תנועת הקבלה עם תנועת החשבונית. דוגמא נוספת: אם הוצאה ללקוח חשבונית זיכוי מתוך חשבונית מס, התנועות יותאמו אוטומטית ולא ניתן יהיה לבטל את ההתאמה.
13. שאלה: טעיתי בתאריך האסמכתא של החשבונית ואני רוצה לתקן, מדוע לא ניתן?
תשובה: עפ”י החוקים של רשות המסים אסור לשנות תאריך אסמכתא של חשבונית ולכן האפשרות סגורה. יש לבטל את החשבונית ע”י חשבונית זיכוי ולהקליד אותה מחדש עם התאריך הנכון.

14. שאלה: בהפקת דוח ניכוי במקור מספקים, דוח 856, מתקבלת שגיאה חסרה רשומה 80. מה הסיבה לכך?
תשובה: הקובץ הופק בגרסא שגויה. בהפקת הקובץ יש לבחור גרסת דוח 856 – 2010.

15. שאלה: בהפקת דוח ניכוי במקור מספקים, דוח 856, מתקבלת שגיאה “חוסר התאמה בין רשומות פרט”.
תשובה: שני דברים שיש לבדוק
1. בכרטיס הספק > לשונית הנהלת חשבונות > מע”מ > להכנס לחלון “קביעת ניכוי במקור” ולוודא שקוד קבוצת הניכוי הינו 06 (ספקים).
2. באותו חלון יש לוודא כי קיימת רציפות בתאריכי התוקף. לדוגמא, תקף עד – 31/3 ובשורה הבאה תקף מ – 01/04.